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正确的档案管理办法
2011年11月23日15:17   浏览:793次  
  随着就业形式的多样化,不少大学毕业生对自己的档案漠不关心,但“弃档”会使个人利益得不到保障,必须予以重视。
  现在又一届大学毕业生即将告别校园走进社会。从学校到社会,其中一道手续就涉及档案的管理。带走?留下?这是一个需要认真对待的问题。近年来,大学毕业生就业形式的多样花,不少毕业生对自己的档案不闻不问,成为“弃档族”。殊不知,这很可能在多年后给自己的工作生活带来诸多麻烦,甚至损及个人利益。
 
  “弃档族”档案不知所终
  毕业后把档案丢在学校或交予某地人才交流中心代理后一走了之,从未过问;自行保管档案却不知道把它塞到哪个旮旯……人事档案曾经是单位录用人员时必不可少的手续,但随着经济体制和人事制度的改革,其作用有所淡化,加上档案管理方式的变化,一些人误以为档案可有可无,对之漠不关心。
  孙先生毕业6年,换了好三份工作,没有一个用人单位向他问起档案。 “可能人事档案对公务员和国有企事业单位职工才有用吧,我是私企员工,好像没什么用处。我也不打算考公务员,也就懒得管了。” 孙先生说。
  1999年毕业的孟小姐进入一家事业单位工作,单位实行的是聘用制,孟小姐属于没有编制的。这十来年里,杨小姐的工作、生活似乎与档案也没什么关系,随着新劳动合同法的实施,单位准备为她缴纳养老保险,这时,她才发现不知自己的档案在哪。虽然经过多多方打听,最终找到了档案,但补办这十年期间需要许多手续,还是让她花了好几个月的时间。
  对人事档案保管的误解
  记者在采访中,发现,一些大学毕业生和工作多年的人对档案保管还存在一些。
  误区一是认为自行保管档案,方便又省钱。实际上,按照国家规定,严禁个人保管本人或他人的人事档案。除党委组织部门和政府人事部门所属的人才交流服务中心以及普通高等院校可保管大学毕业生档案外,其他任何机构无权保管。用人单位只能向这些部门调档查档。大学毕业生自行携带档案还会造成工作中的许多信息无法入档,工作多年还是学籍档案。有些毕业生认为,可以把相关材料自行塞到档案袋里。那是没用的,用人单位不会以此为依据,最后还得向相关部门申请核实信息和补办人事档案。”
  误区二是认为只有公务员才用得上人事档案,国有企事业中的聘用人员、私企、外企员工和自主创业人员用不着档案。实际上,有关专家表示,大学毕业生参加工作之后,遇到转正定级、办理养老保险社保福利、人事调动、工龄计算、继续深造(如出国、考研)、考公务员、户口落户,乃至妇申请生育指标等情况时,都要用上档案;办理社会保险、领取失业金的主要依据也是个人档案记录。所以,无论是在国有企事业单位还是私营、外资企业,或是个人创业,档案都很重要,“弃档”会使个人利益得不到保障。
  误区三是到一个地方迁一次档案。其实不必这么麻烦,而且,很多城市对外地档案的迁入有规定和要求,不能随便迁入。专家流动性比较强的人可以选择一个人际关系比较多、办理比较方便的地方的人才交流服务机构办理人事代理,将来不管去到哪里,如有需要档案的时候,委托亲朋好友帮忙办理相关手续便可。
  正确的档案管理办法
  1、已签约的大学毕业生根据需要将档案转移到单位委托管理档案的人才交流服务机构接收。
  2、自主创业和灵活就业的大学毕业生,可个人委托政府人事部门所属的人才交流服务机构办理委托管理人事档案。
  3、参加基层就业,如“选聘高校毕业生到村任职”“三支一扶”“大学生志愿服务西部计划”和“农村义务教育阶段学校教师特设岗位计划”的大学毕业生,应将档案和户口托管在工作所在地的人事部门所属的人才交流服务中心,人才交流服务中心将提供服务期内的免费档案、户口托管服务。
  4、离校时未落实就业单位的大学毕业生,可将档案和户口留在学校两年(在江西省的高校,于毕业时在学校办理择业代理手续,可将档案和户口留在江西省高等院校毕业生就业指导服务中心两年),待落实工作单位后,再将户口和档案迁至工作单位和人事部门所属人才交流服务中心。也可以转回原生源地人事部门。
  5、继续升学的大学毕业生由本人持升学录取通知书到原学校的相关部门办理档案和户口迁移手续。